PMS 使い方ガイド

事前設定リスト

各工程で「あらかじめ決めておくこと」と、いまの設定です。ふだん毎回さわるものではありません。押すと中身が開きます（2026年9月時点）。

誰が何を使えるか

ダッシュボードのアカウント（招待制の個人アカウント）で決まります。お客さまはログイン不要で、共通のURLと6桁コードで自分の予約だけを見られます。

PMS の予約は、手間いらずへ自動で反映されます

2026年9月30日から、PMS で作った予約（電話・メール・窓口・団体など）は、5分以内に手間いらずへ自動で登録されます。変更や取り消しも同じように自動で反映されます。手間いらずで部屋を手で閉じる必要はありません。

どちらの向きでも、手間いらずが全部の予約サイト（楽天トラベル・じゃらん・Booking.com・Airbnb・tripla・Rakuten Oyado など）の在庫をそろえます。

貸切とドミトリーは、手間いらずが自動で連動させます

手間いらずの「コネクティングルーム」という設定で、大きい部屋（貸切）と中の部屋（ドミトリーなど）がつながっています。どちらかに予約が入ると、もう片方は自動で売れなくなります。

取り消すと、売れなくなっていた部屋も自動で元に戻ります（2026年9月30日に、売っていない日で登録・変更・取り消しを試して確かめました）。

手で「手仕舞い」をしても、この連動は働きません。貸切を手仕舞いにしても、中のドミトリーは売れたままです。以前、電話の貸切で閉じ忘れや閉じ過ぎが起きていたのはこのためです。PMS に予約として入れれば、手間いらずが両方を正しく閉じます。

PMS で変えると、手間いらずはこう変わります

どれも5分以内に反映されます。手間いらずに入る予約番号は PMS- で始まり（例：PMS-260930-ABCD）、電話番号は宿の番号（070-1188-2834）、備考に「PMSで作った予約です」と入ります。お客さまの電話番号と住所は送りません。

ドミトリーの数え方：予約1件＝1室

大人数の予約が多いため、1件の予約に何人でも入れられるようにしています（1人1室で数えると、お客さまが何度も予約し直すことになるため）。人数とベッドの割り当ては、PMS の「部屋割り」で行います（2026年9月30日決定）。

スタッフがすること・しないこと

毎朝の見張りと、記録の見方

PMS で作った予約は、手間いらずへ自動で反映されます

2026年9月30日から、PMS で作った予約・変更・取り消しは5分以内に手間いらずへ自動で反映されます。手で部屋を閉じる必要はありません。しくみと、貸切とドミトリーの連動は 「手間いらず連携」タブ にまとめています。

HotelSmart 停止後に変わること

HotelSmart は2026年9月末で契約を終えます。切り替え日からは HotelSmart の画面を開く必要はなく、予約・チェックイン・名簿・精算はすべてこの PMS で行います。

データの流れ

宿泊者の個人情報はデータベース（サーバー側）にだけ置き、公開用のファイルには出しません。お客さまの画面（チェックインコード・マイページ・当日のチェックイン）も同じデータベースを使います。

最新の予約を今すぐ取り込む

ふだんは5分ごとに自動で取り込まれます。急ぎのときだけ、下のプロンプトを Claude に貼ってください。

1. 「プロンプトをコピー」を押す
2. Claude Code（ターミナル）に貼って送る
3. 数分で、取り込んだ件数が返ってくる

分かりにくい・こうしたい

画面右下の「報告ボタン」か、ボードの「サイトレビュー」から送ってください。管理側（井上・Claude）が確かめて順に直します。